¿QUÉ ES EXCEL Y PARA QUÉ SIRVE?

¿PARA QUÉ SIRVE EXCEL?

Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo que se utiliza para grabar y analizar datos numéricos. Piense en una hoja de cálculo como una colección de columnas y filas que forman una tabla. Las letras alfabéticas normalmente se asignan a columnas y los números normalmente se asignan a las filas. El punto donde se encuentran una columna y una fila se denomina celda. La dirección de una celda se indica mediante la letra que representa la columna y el número que representa una fila. Vamos a ilustrar esto usando la siguiente imagen.

Con Microsoft Excel podemos llevar a cabo las siguientes tareas:

• Elaborar tablas de consulta de información.
• Crear gráficos a partir de datos numéricos introducidos en la hoja de cálculo.
• Resolver operaciones matemáticas sencillas.
• Elevar números a potencias.
• Hacer calendarios especializados.
• Hacer facturas.
• Diseñar todo tipo de horarios.
• Generar informes contables.
• Elaborar presupuestos detallados.
• Editar hojas de cálculo de programas similares.
• Llevar una libreta de direcciones.
• Llevar un registro de clientes, usuarios, empleados… o cualquier otro en el que se funcione mediante líneas y columnas.
• Crear calendarios varios.
• Llevar la contabilidad de una empresa, un comercio o incluso un hogar.

EXCEL ES UNA HOJA DE CÁLCULO

Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de cálculo. Las hojas de cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.

Las hojas de cálculo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas de cálculo en papel, y aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.

LA PANTALLA PRINCIPAL DE EXCEL

En esta ventana, se puede ver un diseño simple e iconos de diferentes comandos de Excel 2019 ventana.

Partes básicas de la ventana de Microsoft Excel:

1. Barra de herramientas de acceso rápido
2. Pestaña Archivo
3. Barra de título
4. Botones de control
5. Barra de menús
6. Cinta/Barra de herramientas
7. Lanzador de cuadros de diálogo
8. Cuadro de nombre
9. Barra de Fórmula 
10. Barras de desplazamiento
11. Área de hoja de cálculo
12. Barra de hojas
13. Barra de columnas
14. Bar de filas
15. Celdas
16. Barra de estado
17. Ver botones
18. Zoom Control

• Comandos: Aparecen dentro de cada grupo como se mencionó anteriormente.

Lanzador de cuadros de diálogo

Se trata de una flecha hacia abajo muy pequeña situada en la esquina inferior derecha de un grupo de comandos en la cinta de opciones. Al hacer clic en esta flecha, explore más opciones sobre el grupo en cuestión.

Cuadro de nombre

Mostrar la ubicación de la celda activa, fila o columna. Puede hacer más de una selección.

Barra de fórmulas

Es una barra que le permite observar, insertar o editar la información/fórmula introducida en la celda activa.

Barras

Estas son las herramientas que le permiten movilizar la vista vertical y horizontal del documento. Se pueden activar haciendo clic en la barra interna de su plataforma, o en las flechas que tiene en los lados. Además de eso, puede utilizar la rueda del ratón para desplazarse automáticamente hacia arriba o hacia abajo; o utilizar las teclas direccionales.

Área de hoja de cálculo

Es el área de trabajo donde se introducen sus datos. Constituye toda la hoja de cálculo con sus filas, celdas, columnas e información incorporada. Mediante atajos, podemos llevar a cabo las actividades de la barra de herramientas o fórmulas de operaciones aritméticas (añadir, restar, multiplicar, etc.). La barra vertical parpadeante llamada «cursor» es el punto de inserción. Indica la ubicación de inserción de la escritura.

Barra de hojas

En la parte inferior, se muestra un texto que dice sheet1. Esta barra de hojas explica la hoja de cálculo en la que se está trabajando actualmente. A través de esto, podemos alternar varias hojas a nuestra conveniencia o agregar una nueva.

Barra de columnas

Las columnas son una serie de cajas organizadas verticalmente en toda la hoja. La barra de columnas se encuentra debajo de la barra de fórmulas. Las columnas se enumeran con letras del alfabeto. Comience con la letra A a Z, y después de Z, continuará como AA, AB y así sucesivamente. El límite máximo de columnas es 16.384.

Barra filas

Es la parte izquierda de la hoja donde se expresa una secuencia de números. Comience con el número uno (1) y a medida que movemos el cursor hacia abajo, se agregarán más filas. El número máximo de filas es 1.048.576.

Celdas

Las celdas son los paralelepípedos que dividen la hoja de cálculo en varios segmentos que permiten separar las filas de las columnas. La primera celda de una hoja de cálculo está representada por la letra inicial del alfabeto y el número uno (A1).

Barra de estado

Esta barra situada en la parte inferior de la ventana que muestra información muy importante. También muestra cuándo algo está mal, o el documento está listo para ser entregado o impreso.

Esto muestra el cálculo rápido de los dígitos seleccionados, como suma, promedio, recuento, máximo, mínimo, etc.

Puede configurar la barra de estado haciendo clic con el botón derecho en la barra de estado. Puede insertar o quitar cualquier comando de la lista proporcionada.

Ver botones

Es un grupo de tres botones dispuestos a la izquierda del control Zoom, cierre la parte inferior derecha de la pantalla. A través de esto, puede ver tres tipos diferentes de vistas de hoja de Excel.

• Vista normal: muestra la página de Excel en la vista normal.
• La Vista Diseño de página: muestra la vista exacta de la página de Excel a medida que se imprimirán.
• Vista de salto de página: muestra la vista previa del salto de página antes de imprimir.

Zoom Control

El control de zoom se encuentra en el área inferior derecha de la ventana. Le permite ZOOM-IN o ZOOM-OUT un área particular de la hoja de cálculo. Se representa mediante la ampliación de iconos con los símbolos de maximizar (+) o minimizar (-). En las versiones más modernas, consta de un segmento con los iconos de más, menos y un elemento que separa ambas opciones; que le permite manipularlos haciendo clic en cualquiera de estos.

Por otro lado, también explica cuántas veces el documento se ha movido o abordado en porcentajes (%). En la versión de Microsoft Excel 2019, le permite alejarse un 10% y ampliar hasta un 400%.