ARQUEO DE CAJA CHICA EN EXCEL

Caja chica se denomina al monto que está destinado a abastecer las solicitudes de pequeñas cantidades por los gastos “menudos” de una empresa. Es un libro voluntario que no necesita legalizarlo. Mediante un memorándum autorizado por el gerente se designa un monto determinado.
Se puede utilizar un libro contable o también los movimientos son controlados en formatos especiales llamados voucher o desembolso, conjuntamente con los comprobantes, sustentando su autenticidad.

Del buen manejo de estos fondos depende que evites los desembolsos injustificados y los robos hormiga que, sumados, pueden representar importantes pérdidas para tu negocio.

Modelo de formato de arqueo de caja chica

En la primera parte debe completar los datos de la empresa, fecha y responsable; así como asignar la gerencia y departamento al cual pertenece la caja chica.  Luego viene el resumen de los gastos divido en billetes y monedas.

Los errores que debes evitar

Para que siempre sea así y no se dé un mal uso a los fondos de la caja chica, te recomendamos evitar a toda costa los siguientes errores:

1-Dejar sin justificar algunos gastos, aunque sean mínimos. Estos desembolsos pequeños se irán sumando hasta representar pérdidas importantes para tu empresa, pues pasarán inadvertidos y no te darás cuenta de la merma económica hasta que sea demasiado tarde. Llevar un registro detallado, además, te ayudará a identificar los gastos injustificados que no aportan a la actividad productiva de tu organización.

2-Utilizar el dinero de la caja chica para hacer "préstamos" a la empresa. Debes llevar por separado tus costos operativos de los pequeños gastos administrativos. Si los mezclas, no podrás saber si tus precios son los correctos o si el negocio está siendo rentable.

3-No tener una política de gastos. Tus empleados deben tener claro qué se puede pagar con los fondos de la caja chica y qué tipo de comprobantes deben presentar para justificarlos y que se pueda tramitar su deducibilidad. Si el personal hace un mal uso del dinero por falta de información, la culpa no será de ellos, sino tuya, al igual que las pérdidas.

4-No solicitar firmas de las personas que reciban dinero de la caja chica. Hacer a tus empleados responsables mediante un vale de caja es la mejor manera de asegurarte de que le den un uso correcto a los fondos y de evitarles la tentación de sustraerlo indebidamente.

5-No tener copias de seguridad del registro. Las lleves electrónicamente o a mano, siempre es buena idea tener una copia de las entradas y salidas del dinero, pues así te protegerás contra cualquier pérdida de la información.

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