CAJA CHICA: ARQUEO EN EXCEL

La Caja chica es un fondo establecido para hacer pequeños pagos que no son prácticos para pagar con cheque. Algunos ejemplos son el franqueo adeudado, el reembolso a los empleados por pequeñas compras de suministros de oficina y numerosos artículos similares. El establecimiento de un sistema haciendo un cheque en efectivo, cobrándolo y colocando el dinero en efectivo en una caja pequeña.

Deben establecerse políticas con respecto a los gastos apropiados que pueden pagarse con dinero en efectivo. Cuando se realiza un desembolso del fondo, se debe colocar un recibo en la caja chica. El recibo debe establecer el importe y la naturaleza de los gastos. Los recibos se conocen como vales en efectivo. En cualquier momento, los ingresos más el efectivo restante deben ser iguales al saldo del fondo en efectivo menor (es decir, la cantidad de efectivo originalmente depositada en el fondo).

Gastos típicos en caja chica

La mayoría de las pequeñas empresas gastan su pequeño dinero en cosas como:

  • Suministros de oficina
  • Café y aperitivos
  • Franqueo
  • Combustible y aparcamiento para viajes de trabajo
  • Reembolsos a empleados por pequeños gastos
  • Cualquier otro gasto impredecible que sea demasiado pequeño para escribir un cheque para

Modelo de formato de arqueo de caja chica en Excel

En la primera parte debe completar los datos de la empresa, fecha y responsable; así como asignar la gerencia y departamento al cual pertenece la caja chica.  Luego viene el resumen de los gastos divido en billetes y monedas.

Caja chica

Seguimiento de caja chica

Una persona, el “custodio” de la caja chica, es responsable de rastrear los fondos desembolsados ​​y reponer el fondo cuando sea necesario. Algunas empresas exigen recibos para los desembolsos para detallar cómo se gastó el dinero y quién lo gastó. Algunos usan solo un registro de pago, en todo caso. El nivel de sofisticación para el seguimiento de los gastos suele estar en línea con otros procedimientos de la empresa.

Debido a que pude haber exceso, las empresas a menudo requieren una cierta cantidad de informes y control al momento de la contabilidad . Los pasos para minimizar el abuso incluyen limitar la cantidad que se puede desembolsar de la caja chica, exigir recibos y auditorías mensuales por parte de una persona responsable que no sea el custodio.

Cuando el fondo se agota, el custodio le pide a la persona apropiada que cambie un cheque por caja chica. El contador generalmente realiza un seguimiento del flujo de efectivo en el sistema atribuyéndolo a una cuenta del libro mayor general denominada «caja chica».

Los errores que debes evitar

De vez en cuando, compara el pequeño saldo de efectivo registrado en tu pequeño registro de efectivo con la cantidad real restante de efectivo  a través del arqueo de caja chica. Si los números no coinciden, eso significa que algo salió mal, y debe revisar cada gasto para cualquier discrepancia.

Los errores ocasionales pueden causar que el pequeño fondo de efectivo esté fuera de balance. La suma del efectivo y los recibos diferirá del saldo correcto de caja chica. Esto podría ser el resultado de errores simples, como errores matemáticos al realizar cambios, o tal vez alguien no proporcionó un recibo para un gasto adecuado. Cualquiera que sea la causa, el efectivo disponible debe ser devuelto al nivel adecuado.

La cantidad de dinero en caja, varía según las políticas internas de la empresa. Generalmente, las empresas establecen una asignación, según el tamaño y la frecuencia de las transacciones.
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