Crear una lista desplegable en Excel puede parecer un poco intimidante al principio, pero en realidad es muy simple. De hecho, es tan simple que incluso un niño de escuela primaria puede hacerlo; todo lo que se necesita son unos pocos clics del mouse.
QUÉ ES UNA LISTA DESPLEGABLE EN EXCEL
La lista desplegable limita al usuario a elegir un valor de la lista proporcionada en lugar de agregar valores en la hoja. Utilizaremos las opciones de formato condicional y validación de datos .
una lista desplegable hace que la entrada de datos sea fácil, rápida y precisa cuando se utiliza para limitar las entradas que las personas pueden realizar en una celda. Las listas desplegables pueden facilitar enormemente la entrada de datos. El uso de listas desplegables en las celdas puede ayudar a las personas a trabajar de manera más eficiente en las hojas de trabajo.
Los menús desplegables permiten a las personas elegir un elemento de una lista que usted crea. Cuando se selecciona una celda, aparece la flecha hacia abajo de la lista desplegable y se puede hacer clic en ella para hacer una selección. Con Validación de datos, puede crear una lista desplegable de opciones en una casilla de verificación
¿Por qué es útil una lista desplegable?
Cuando varios empleados tienen acceso a una tabla u hoja de cálculo, es difícil obtener datos precisos y consistentes. Por ejemplo, imagine que un empleado escribe «Florida» como región asignada. Sin embargo, para calcular las ventas, la empresa utiliza el término “Sureste” para referirse al estado. Puede parecer algo pequeño, pero este tipo de inexactitud puede ser un problema importante cuando se trata de optimizar datos en varias hojas y departamentos.
Una lista desplegable garantiza que los miembros del equipo solo puedan ingresar valores específicos en el campo o celda, lo cual es importante porque
- Acelera la entrada de datos. En lugar de escribir la misma respuesta una y otra vez, puede hacer clic en la lista desplegable y seleccionar el valor correcto.
- El propietario de la hoja de cálculo predefine y configura los valores de datos de antemano en la lista desplegable, lo que facilita el control desde el principio.
- Mantiene la entrada de datos coherente en hojas de cálculo, proyectos y departamentos con un mínimo esfuerzo.
CÓMO CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE EN EXCEL
Crear una lista desplegable en Excel es simple. A continuación se explica cómo hacerlo con una tabla básica en una hoja de Excel.
2. Seleccione una celda o rango para su lista desplegable en nuestro caso B2, como muestra la imagen.
- Utilice Validación de datos de Excel para crear una lista desplegable. En la cinta de Excel, vaya a la pestaña Datos> grupo Herramientas de datos y haga clic en Validación de datos
4. En el cuadro Permitir , seleccione Lista .
- En el cuadro Origen , seleccione los elementos que desea que aparezcan en su menú desplegable en nuestro caso marque el rango E1:E5
6. Haga clic en Aceptar y listo. puede probar dando clic en la pestaña y puede ver el menu desplegable.
Ahora podemos ver en la captura de pantalla anterior que se ha creado una lista desplegable de Excel para el nombre del estudiante que muestra la lista de nombres del estudiante. La función Lista desplegable nos permite seleccionar los nombres de los estudiantes de la lista de la base de datos para que podamos evitar errores y también podemos evitar ingresar duplicaciones en la hoja de Excel.
Aquí lo que sucede si escribimos datos no válidos, es decir, una lista de nombres desconocidos de la base de datos. La función de lista desplegable primero verifica en la lista de la base de datos, si el nombre coincide, Excel no mostrará un cuadro de diálogo de error.
Nota: para copiar / pegar una lista desplegable, seleccione la celda con la lista desplegable y presione CTRL + c, seleccione otra celda y presione CTRL + v.
Los menús desplegables son una excelente opción para formularios y hojas de cálculo porque agregan variedad a la experiencia del usuario y reducen las tasas de error casi sin esfuerzo adicional.
